DTP制作環境下で、多様化するお客様のニーズに、より迅速・的確にお応えするために

DTP制作環境下で、多様化するお客様のニーズに、より迅速・的確にお応えするために

お客さまに発注いただいた案件の中には、ご要望が複雑かつ大量になるものもございます。効率良く安全に、きめ細かくご対応するためには、

リアルタイムで情報変更・更新を。

関わる全員で情報を共有・発信することが最重要課題

複数のオペレータで作業を分担し、短納期で仕上げる案件等では、さなざまな仕事情報(修正や、キャンペーンなど各店舗で共同展開する際の各店舗の発注の有無・使用するデザインパターンが異なる場合等の確定情報・組版上の注意点・組版の設定数値や定義・不明な点のリストアップおよびお客様、営業担当者からの返答情報など)をいかに時間的・物理的ストレスなく正確に各オペレータおよび管理者に情報伝達するかが、効率化および品質向上を図るうえで重要な部分を占めています。
ボリュームの多い案件では、「変更されていく作業内容・情報をより正確に迅速に全員が共有出来るようにするにはどうするか」が一番の課題でした。
従来は資料を作成⇒プリントし、配布というアナログ媒体での管理・情報伝達でしたが、この方法ではリアルタイムでの情報共有ができず、資料の整理にも時間がかかり、また伝達ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすい状況で、危機管理も脆弱な状態でした。
そこで、制作チームでは情報共有が必要な案件に対し、オンライン上で情報共有する「クラウド」※という形で全員が情報共有を図り、また、各オペレータからの疑問点や注意点を、全員に発信・更新可能な体制を構築しました。


※インターネットを経由しますので、万全を期すためにも、お客様情報や個人情報などはクラウド上には掲載しておりません。

情報を一元化できたことで、従来の情報伝達・発信に要していた時間(発信された情報の集約などにかかる時間や付帯する作業)などが短縮化され、また伝達の遅延などによる作業ロス・作業ミスも大幅に軽減され、結果、オペレータが短縮された時間を作業・確認時間に有効活用できるので、短納期であっても、作業・確認時間の確保が可能になりました。
情報の管理方法・整理方法にはまだまだ改善すべき課題はありますが、制作チームでは今後も、ストレスフリーで、かつ「より正確に」、「より迅速に」を高められる社内体制の構築に取り組み、効率改善・よりお客様に喜んでいただける品質の向上を目指していきたいと思います。